Dział Nauki przyjmuje i rozlicza delegacje wypełnione zgodnie z Zarządzeniem nr 2/2015 Rektora Uniwersytetu Szczecińskiego z czytelnym podpisem, akceptacją (podpisem) dziekana oraz wyraźnie określonym źródłem finansowania.
Z opisu delegacji musi wynikać związek celu wyjazdu z tematem badawczym.

Do rozliczenia kosztów podróży należy dołączyć dokumenty (bilety, faktury lub rachunki za nocleg) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Odrębnie należy rozliczyć opłatę za udział w konferencji tj. na druku „rozliczenie zaliczki”.

Jeżeli formą zapłaty załączonej faktury (rachunku) jest przelew i została ona opłacona przez osobę przedstawiającą dokument to należy dołączyć potwierdzenie wpłaty.

Do rozliczenia kosztów podróży służbowej  samochodem prywatnym lub PKP I klasa konieczna jest pisemna zgoda Prorektora ds. Finansów i Rozwoju.

Do rozliczenia kosztów podróży krajowej samolotem konieczna jest pisemna zgoda Rektora US.

Uzyskanie zaliczki na podróż możliwe jest tylko na druku delegacji.

Delegacje zagraniczne rozliczane są w Dziale Spraw Międzynarodowych http://www.dsm.univ.szczecin.pl/, który po zakończonym pobycie przedstawia Działowi Nauki całkowity koszt wyjazdu obciążający dotację podmiotową lub celową.

Rozliczanie kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od daty jej zakończenia.